Günü Kurtarmak mı, Sistem Kurmak mı? Okul Yönetiminde Prosedürün Yeri

 

Okullarda her yıl benzer faaliyetler yürütülmesine rağmen bu faaliyetlerin nasıl uygulanacağına dair belirsizlikler sürer. Aynı işler yapılırken aynı sorular yeniden sorulur: Kim ne yapacak, hangi sırayla yapılacak, kim sorumlu olacak? Bu sorular çoğu zaman öğretmenler odasında yanıtlanmaya çalışılır; ancak okul genelinde ortak bir anlayış oluşmadığı için farklı uygulamalar devreye girer. Toplantılar bu belirsizlikleri gidermek yerine, netleşmemiş ayrıntıların yeniden tartışıldığı verimsiz görüşmelere dönüşür. Özellikle uzun süredir aynı okulda çalışanlarla yeni başlayan öğretmenler arasında işleyişe dair bilgi farkı dikkat çeker. Sorunlar kişisel deneyimlerle aşılmaya çalışıldığında kurumsal bir düzen oluşmaz; oluşmadığı için de her yıl aynı karmaşa tekrarlanır. Bu durum sadece günlük planlamayı değil, kurum kültürünün gelişmesini de sekteye uğratır. Tanımlanmamış uygulamaların sürdüğü okullarda enerjinin önemli bir kısmı odaktan saparak ayrıntılarda harcanır. Gün içinde ne yapılacağı bilinmediğinde yalnızca öğretmenler değil, öğrenciler ve veliler de bu belirsizliği hisseder. Yazılı bir düzenin olmadığı kurumlarda kararlar çoğunlukla anlık tepkilerle şekillenir. Değerlendirme yapılmadan alınan bu kararlar okulun işleyişini keyfiyete açık hâle getirir. Açık, yazılı ve paylaşılan bir işleyiş prosedürü oluşturulmadıkça küçük sorunlar büyür, yorgunluk artar ve güven zedelenir.

Okulun açılış gününden nöbet uygulamalarına, veli görüşmelerinden karne dağıtımına kadar birçok faaliyet, görünüşte sıradan işler gibi görülse de tanımlı bir işleyiş olmadığında ciddi belirsizlikler doğurur. Neyin, kim tarafından, ne zaman ve nasıl yapılacağı açıklığa kavuşturulmadıkça küçük ayrıntılar zamanla büyük aksaklıklara yol açar. Bu işler okulun ana gündemine yerleşir; esas dikkat verilmesi gereken pedagojik meseleler ise gözden kaçar. Oysa prosedürler yalnızca düzeni sağlamakla kalmaz; kurumun enerjisini dağınıklıktan kurtarıp asıl odaklanılması gereken alanlara yönlendirir. Açık biçimde tanımlanmış ve herkesçe bilinen işleyişler hem mevcut öğretmenlerin eşgüdüm içinde çalışmasını hem de yeni başlayan öğretmenlerin okula daha kısa sürede uyum sağlamasını kolaylaştırır. Böylece kişisel uygulamalar yerine ortak bir anlayış gelişir; bu da okul içinde adalet ve öngörülebilirlik duygusunu güçlendirir.

Prosedürlerin hazırlanması, uygulanması, geri bildirimlerle güncellenmesi ve sürdürülebilir hâle getirilmesi planlı bir çaba gerektirir. Ancak bu süreç, çoğu yönetici tarafından ek bir yük olarak görüldüğü için çoğu zaman ertelenir. Sorunlar geçici çözümlerle idare edilir, sistem kurmak yerine günü kurtarma yoluna gidilir. Bu yaklaşım, kısa vadede işe yarar görünse de uzun vadede aynı sorunların tekrar tekrar yaşanmasına neden olur. Oysa prosedüre dayalı bir işleyiş kültürü yalnızca mevcut sorunları azaltmakla kalmaz; yeni problemlerin oluşmasını da büyük ölçüde engeller. Bu nedenle artık “prosedür neden gerekli?” sorusundan çok, “nasıl oluşturulmalı?” sorusuna odaklanmak gerekir.

Prosedür İhtiyacı, Tekrar Eden Sorunlardan ve Uygulama Farklılıklarından Anlaşılır

Prosedür yazımı, okul içinde tekrar eden sorunlara ve sürekli sorulan sorulara dikkatle bakmayı gerektirir. Yıl boyunca sıkça gündeme gelen karışıklıklar, aynı konuda farklı öğretmenlerin farklı yollar izlemesi ya da toplantılarda sürekli aynı başlıkların tartışılması, belirli alanlarda net bir işleyiş tanımı olmadığını gösterir. Bu gibi durumlar analiz edilerek öncelikle hangi konularda prosedür ihtiyacı olduğu belirlenmelidir. Örneğin, okul dışı gezilerle ilgili sürekli sorular yöneltiliyor, uygulamalarda belirgin farklar görülüyor ve ortak bir yaklaşım geliştirilemiyorsa o alanda açık bir prosedür eksikliği var demektir. Bu durumda gezi etkinliklerinin işleyişi, yeniden ele alınması gereken bir alan olarak öne çıkar.

Prosedür, Sorunları Tespit Ederek ve Aşamaları Netleştirerek Yazılmalıdır

Prosedür ihtiyacı belirlendikten sonra bu ihtiyacın hangi sorunlardan kaynaklandığı net biçimde ortaya konmalıdır. Örneğin okul gezileriyle ilgili süreçte, belgelerde sık sık eksiklerin oluştuğu, gezi planlarının derslerle yeterince ilişkilendirilmediği ya da gezi sonrası herhangi bir değerlendirme yapılmadığı görülüyorsa; burada bir işleyiş sorunu olduğu açıktır. Bu gibi örneklerde gözlemler ve öğretmenlerle yapılan görüşmeler ışığında sürecin en başından sonuna kadar olan tüm aşamalar açık ve uygulanabilir şekilde yazıya dökülmelidir. Burada temel ölçüt, metni okuyan herhangi bir öğretmenin süreci kimseye sormadan yürütebilecek düzeyde netlikte bir metinle karşılaşmasıdır.

Aşağıda okul dışı gezilere ilişkin hazırlanmış örnek bir prosedür yer almaktadır.

Örnek Prosedür: Okul ve Sınıf Gezileri Uygulama Prosedürü

1. Gezi Öncesi Hazırlık

• Öğretmen, gezi yapılacak mekânla ilgili içeriksel uygunluğu araştırır ve gerekirse ön ziyaret gerçekleştirir.

• İlgili kurumlarla iletişime geçilerek gerekli görüşmeler yapılır.

• Gezi programı, ders içerikleriyle ilişkilendirilerek hazırlanır.

• Gezi planı, etkinlik tarihinden en az 15 gün önce müdürlüğe yazılı olarak sunulur.

• Velilerden izin dilekçeleri toplanarak dosyalanır.

• Gerektiğinde, gezide öğretmene eşlik edecek öğretmen okul idaresi tarafından görevlendirilir.

2. Sınıf Düzeyinde Öğrenci Bilgilendirmesi

• Öğrenciler, gezilecek yerle ilgili ön araştırmaya teşvik edilir ve araştırma çıktıları sınıfta paylaşılır.

• Geziyle ilgili temel kurallar, güvenlik önlemleri ve beklentiler sınıf ortamında açıklanır.

• Gezi sürecini yapılandırmak amacıyla öğretmen tarafından bir çalışma kağıdı (3–5 soruluk) hazırlanır ve önceden öğrencilere dağıtılır.

• İlgili çalışma, gezi boyunca öğrencilerin dikkat yönünü belirlemek için referans alınır.

• Öğrencilerden, not defteri getirmeleri istenebilir.

3. Gezi Uygulaması

• Tüm gezi evrakları (plan, izin dilekçeleri, görevlendirme yazıları vb.) eksiksiz olarak öğretmenin yanında bulundurulmalıdır.

• Gezi süreci, programın öğretim hedefleriyle uyumlu şekilde yürütülür.

• Öğretmen, süreç içinde gözlem yapar, gerektiğinde fotoğraf ve notlarla belge oluşturur.

• Rehberlik hizmeti alınan kişi ya da kurumlara karşı davranış kuralları öğrencilere hatırlatılır.

• Not tutmak isteyen öğrenciler desteklenir.

4. Gezi Sonrası Değerlendirme ve Paylaşım

• Öğretmen, daha önce hazırlanan çalışma kâğıdını öğrencilere dağıtır ve uygulama sonrası değerlendirme yapar.

• Cevaplar gözden geçirilerek, dinleme ve izleme becerisi değerlendirme formu üzerinden analiz yapılır.

• Gezi sürecinin güçlü ve gelişime açık yönleri sınıf ortamında tartışılır.

• Deneyimlerin paylaşılması amacıyla ilgili öğretmen, diğer sınıflardaki meslektaşlarıyla kısa bir bilgilendirme yapar.

5. Dosyalama ve Yaygınlaştırma

• Her öğrencinin sosyal etkinlik dosyasında “Okul Dışı Öğrenmelerim” başlığı altında gezi kayıtları muhafaza edilir.

• Öğrencilerin geziye ilişkin çalışma kâğıtları bu dosyada arşivlenir.

• Dönem sonunda, geziye ilişkin çıktılar öğretmen rehberliğinde ürünleştirilir. Bunlar şunlar olabilir: Diğer sınıflara yönelik sunum yapılması, öğrenciler tarafından gezi günlüklerinin yazılması, gezi albümü hazırlanması ve sınıfta sergilenmesi.

Prosedürler Yazıldıktan Sonra Geri Bildirimle Geliştirilmelidir

Hazırlanan prosedürler yalnızca okul içi uygulamaya bırakılmamalı; benzer süreçleri yürüten farklı okul yöneticileriyle paylaşılmalıdır. Böylece uygulamada karşılaşılabilecek olası sorunlar önceden öngörülebilir, metnin kapsamı daha işlevsel ve uygulanabilir hâle gelir. Paylaşım sürecinde özellikle iki noktaya dikkat edilmelidir: Prosedürün mevzuatla çelişmemesi ve öğretmenler üzerinde ek bir yük oluşturmaması. Bu aşamada gelen yapıcı eleştiriler hem yasal çerçeveye uyum hem de okulun kendi ihtiyaçlarına göre düzenleme yapılmasına katkı sağlar. Bu tür bir değerlendirme süreci, prosedürün yalnızca uygulanabilir değil; aynı zamanda sürdürülebilir ve benimsenebilir olmasını da sağlar.

Prosedürler Paylaşılarak Uygulama Birliği Sağlanmalıdır

Bir prosedürün yazılmış olması, tek başına işleyişi düzenlemeye yetmez; uygulanabilirliği, tüm öğretmenler tarafından anlaşılması ve benimsenmesine bağlıdır. Bu nedenle okulda yaşanan somut sorunlara yönelik hazırlanan prosedürler, öğretim yılı başında yapılan toplantılarda tüm öğretmenlerle açıkça paylaşılmalıdır. Süreç adım adım anlatılmalı; tereddüt edilen veya itiraz edilen noktalar açık bir şekilde ele alınmalıdır. Prosedürün hangi soruna karşı nasıl bir çözüm sunduğu netleştikçe öğretmenler arasında ortak bir anlayışın oluşması da kolaylaşacaktır. Görüşmeler sonucunda son hâlini alan metin, yazılı olarak tüm öğretmenlere ulaştırılmalı ve okulun ortak referans belgesi olarak kurumsallaştırılmalıdır.

Takip ve Güncelleme ile Prosedürler Kurum Kültürüne Yerleşir

Prosedür sürecinin en kritik aşaması, uygulamanın okul içinde kalıcı bir yapıya dönüşmesidir. Bu noktada takibi sağlamak ve işleyişin sürekliliğini gözetmek, okul idaresinin temel sorumluluklarındandır. Uygulama sırasında aksayan ya da öğretmenler tarafından zorlanılan adımlar dikkatle gözlemlenmeli; gerektiğinde ilgili bölümler gözden geçirilerek güncellenmelidir. Ayrıca prosedürlerin yalnızca mevcut öğretmenlerle sınırlı kalmaması, okula yeni başlayanlara da dosya hâlinde sunulması gerekir. Böylece işleyiş, kişisel deneyim ve yorumlara bağlı kalmadan kurumsal bir düzene kavuşur ve sürdürülebilir bir standart hâlini alır.

Sonuç olarak; günü kurtaran çözümler geçici bir rahatlık sağlar ama okulun yükünü hafifletmez. Belirsizlik içinde alınan ani kararlar günü yönetebilir; ancak uzun vadeli işleyiş, tanımlı süreçlerle mümkündür. Bugünü toparlarken yarını da şekillendirmek istiyorsak sistem kurmayı öncelemeliyiz. Bu sistem; açık, paylaşılmış ve herkes tarafından benimsenmiş prosedürlerle hayat bulur. Okul yönetimi kişisel gayrete değil, herkesin kendini sürecin parçası olarak gördüğü bir düzene dayanmalıdır. Çünkü iyi kurgulanmış bir prosedür, niyetlerin değil; davranışların belirlediği bir düzen kurar ve bu düzen, yalnızca günü değil, kurumu da korur.