Okul Toplantılarında Ortak Karar: Bitse de Gitsek!

 

Okul toplantıları, teoride okul işleyişinin önemli bir parçası olarak kabul edilirken pratikte katılımcılar için bir tür sabır testine dönüşebiliyor. Tanım olarak "birden çok kişinin belirli amaçlarla bir araya gelmesi" anlamına gelse de uygulamada "ne zaman biter?" sorusuyla başlayan ve "bitse de gitsek!" temennisiyle son bulan bir süreç haline geliyor. Yasal bir zorunluluk olmalarının yanı sıra, okul işleyişinin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilen bu toplantılar, işlevselliği ve verimliliği konusunda ciddi soru işaretleri barındırıyor.

Eğitim-öğretim yılı boyunca katılınması gereken toplantıların sayısı oldukça fazla: zümre toplantıları, şube toplantıları, veli toplantıları, kurul toplantıları, komisyonlar, proje toplantıları derken, bu süreç öyle bir noktaya geliyor ki "toplantı" kelimesi bile başlı başına bir stres kaynağına dönüşüyor. Özellikle içeriği belirsiz, plansız ve süresiz bir toplantıya davet edildiğinizde, zihninizin bir köşesinde kaçış planları oluşturmaya başlıyorsunuz bile.

Peki, toplantılar neden bu kadar sorunlu bir hal alıyor? Sebep oldukça açık: Toplantılar, belirlenen amaca hizmet etmek yerine, yalnızca yapılmış olmak için gerçekleştiriliyor. Katılımcılar, süreci pasif bir şekilde takip ederken, düzenleyiciler ise belirsiz bir gündem ve doğaçlama bir yaklaşımla toplantıyı yönetmeye çalışıyor. Bu durum, toplantıları bir iş yüküne ve hatta zaman kaybına dönüştürüyor. Süreç o kadar sıkıcı ve yıpratıcı hale geliyor ki katılımcıların birinin bile toplantıya katkı sunması, zaman kaybı olarak değerlendiriliyor. Bu anlayış, gerçekten verim almak isteyen az sayıdaki katılımcının da sürece dahil olmasını engelliyor.

Bu sorunun temelinde ise toplantı yönetimi konusundaki ciddi eksiklikler yatıyor. Toplantılar genellikle spontane bir şekilde gelişiyor, gündem belirsiz, zaman yönetimi ise tamamen şansa bırakılmış durumda. Bu belirsizlik, katılımcıların sürece yabancılaşmasına neden olurken, toplantıyı yönetenler de farkında olmadan ilgisizlikle mücadele etmek zorunda kalıyor.

Peki, toplantılar neden bu kadar sorunlu bir hal alıyor ve bu sorunun çözümü mümkün mü?

Elbette mümkündür. Ancak bunun için "toplantı kültürü"nün değişmesi gerekmektedir. İşte bu değişimi sağlamak için bazı öneriler:

 Toplantının Amacı Net Belirlenmeli: Eğitim öğretim yılı başında, yıl boyunca yapılacak toplantılar hakkında katılımcılara bilgi verilmelidir. Bilgi verici toplantılar, sorun tanılama toplantıları, sorun çözücü toplantılar, kurul toplantıları, koordinasyon toplantıları, komisyon toplantıları, müzakere toplantıları, eğitici toplantılar, yönlendirici toplantılar ve mesleki toplantılar gibi farklı türlerdeki toplantılar, okulda yıl içerisinde yaşanılan durumlara göre planlanır. Her toplantı türü, farklı bir süreç ve amaç içerir. Toplantı türlerinin ve bu toplantıların amaçlarının önceden belirlenmesi, katılımcıların sürece daha bilinçli bir şekilde dâhil olmasını sağlar. Böylece kurum içinde bir toplantı kültürü oluşur. Süreç içinde her toplantının türü açıkça belirtilmeli, katılımcılar da buna uygun bir hazırlık yaparak toplantıya katılmalıdır.

 Süre Yönetimi Sağlanmalı: Toplantıların en büyük sorunlarından biri, süresiz ve dağınık şekilde ilerlemesidir. Önceden hazırlanmış bir gündemle, her maddeye ayrılacak süre belirlenmeli ve katılımcılar bu konuda bilgilendirilmelidir. Aksi takdirde, konu dışına çıkmalar, gereksiz yere uzayan tartışmalar ve sonuçsuz konuşmalar kaçınılmaz hale gelir.

 Toplantının Özeti Sunulmalı: Katılımcılar, toplantının sonunda "Ne konuştuk biz?" sorusuna yanıt veremiyorsa, o toplantı amacına ulaşmamış demektir. Bunun önüne geçmek için her madde konuşulduktan sonra kısa bir özet yapılmalı, alınan kararlar netleştirilerek katılımcılara hatırlatılmalıdır. Böylece toplantıdan beklenen fayda sağlanır ve kararlar havada kalmaz.

 Katılımcı Etkileşimi Artırılmalı: Toplantılar, tek taraflı monologlardan ibaret olmamalıdır. Katılımcıları sürece dâhil etmek, gerektiğinde mizah unsurlarından veya interaktif yöntemlerden yararlanmak, toplantıyı daha verimli ve ilgi çekici hale getirebilir. Bu bağlamda, teknolojik araçlar (örneğin, anket uygulamaları, dijital beyaz tahtalar), web tabanlı uygulamalar ve yapay zekâ destekli sistemler (örneğin, otomatik tutanak oluşturma, katılımcı geri bildirim analizi) kullanılarak etkileşim artırılmalıdır. Bu tür araçlar, katılımcıların fikirlerini daha rahat ifade etmesini sağlarken, toplantıların daha dinamik ve sonuç odaklı geçmesine de katkıda bulunur.

 Katılımcıların Seçimi Yapılmalı: Her toplantının tüm grubu ilgilendirmesi beklenemez. Bu nedenle, tüm katılımcıları ilgilendiren konular görüşüldükten sonra, diğer konular yalnızca ilgili kişilerin bulunduğu bir ortamda ele alınmalıdır. Böylece hem gereksiz zaman kaybı önlenir hem de ilgisiz kişilerin toplantıya katılma zorunluluğu ortadan kalkar.

 Toplantı Alanı Uygun Hale Getirilmeli: Toplantının yapıldığı mekân, verimlilik açısından büyük önem taşır. Katılımcıların rahat edemediği, birbirini göremediği veya dikkatlerini dağıtacak unsurların bulunduğu bir ortam, toplantının etkisini olumsuz yönde etkiler. Fiziksel koşulları uygun hâle getirmek, daha sağlıklı bir iletişim ve etkileşim ortamı oluşturur.

 Toplantılar Kurumsal Birikim Sağlamalı: Toplantılarda alınan kararların kurumsal bir kültüre dönüşmesi sağlanmalıdır. Her yıl aynı konuların yeniden gündeme gelmesi, toplantıların verimsizleşmesine ve katılımcıların motivasyon kaybına yol açar. Eğer toplantılar kurum içi birikim sağlamıyorsa ve sürekli aynı meseleler tekrar ediliyorsa, bu durum katılımcılar açısından rahatsız edici hâle gelir.

 Uzmanlık Alanlarından Yararlanılmalı: Toplantılarda ele alınacak konular arasında, öğretmenlerin uzmanlık alanına giren başlıklar olabilir. Bu konular önceden ilgili kişilere bildirilerek hazırlık yapmaları istenmelidir. Böylece, belirlenen konular ele alındığında, katılımcılar uzmanlık bilgilerini paylaşarak daha nitelikli ve verimli bir tartışma ortamı oluşturabilir. Ayrıca, bu tür bir görev paylaşımı, toplantının sahiplenilmesini ve sürece aktif katılım sağlanmasını kolaylaştırır.

Sonuç olarak, toplantılar bir gereklilik olsa da, bu sürecin verimli hale getirilmesi tamamen organizasyon becerisine bağlıdır. Eğer her toplantıda aynı sorular soruluyor, aynı sorunlar konuşuluyor ve çözüm üretilmeden dağılınıyorsa, büyük ihtimalle yanlış bir yöntem izliyoruz demektir. O halde, toplantıları "bitse de gitsek" psikolojisinden kurtarıp gerçekten işe yarar hale getirme zamanı gelmedi mi?